Tata Cara Unggah Mandiri Perpustakaan UGM

Pada tulisan kali ini saya akan mengulas mengenai tata cara unggah mandiri ke perpustakaan UGM. Sebelum proses unggah mandiri, sebaiknya semua berkas sudah lengkap dan siap untuk di unggah. Berkas yang butuh disiapkan adalah sebagai berikut:

1. Title yang berisi judul bahasa Indonesia dan bahasa Inggris.

2. Table of content yang berisi daftar isi.

3. Abstract yang berisi abstrak berbahasa Indonesia dan Inggris.

4. Chapter 1 yang berisi semua pembahasan di bab 1.

5. Conclusion yang berisi bab terakhir dalam tesis (bab kesimpulan).

6. Bibliography yang berisi daftar pustaka.

7. Complete yang berisi semua file tesis mulai dari sampul sampai pernyataan publikasi.

8. Publication yang berisi ringkasan tesis yang sudah dibuat dalam format jurnal.

9. Summary  yang berisi ringkasan terjemahan bahasa Inggris dari file publication. 

PASTIKAN semua nama file  telah menggunakan penulisan yang benar. Tanpa spasi, tanpa nomor di depan, dan untuk file abstract tetap menggunakan penamaan abstrak untuk versi bahasa Indonesianya, ini ada perbedaan dengan di perpustakaan fakultas dimana penulisan abstrak menggunakan penamaan intisari.

Setelah semua file siap untuk diunggah silahkan koneksikan laptop dengan internet dan membuka link https://unggah.etd.ugm.ac.id/ setelah membuka link tersebut, nanti akan muncul gambar seperti ini:

Silahkan mengisi email dan password UGM, lalu klik ‘login’.

Pada page selanjutnya akan muncul gambar seperti ini:

Silahkan klik ‘OK’ 

Pada page selanjutnya akan muncul gambar seperti ini:

 

Ini merupakan tampilan jika tidak memiliki denda perpus, kalau versi yang memiliki denda perpus saya tidak memiliki gambarnya. Silahkan dicoba sendiri. Pada gambar di atas karena bagian bebas pinjam pustaka sudah status bebas, jadi sudah bisa lanjut ke tahap selanjutnya, silahkan klik ‘unggah mandiri’.

Pada page selanjutnya akan muncul gambar seperti ini:

Pada halaman ini otomatis akan muncul data mahasiswa. Untuk bagian bulan wisuda silahkan pilih periode wisuda yang teman-teman inginkan. Selanjutnya klik ‘lanjutkan’.

Pada page selanjutnya akan muncul gambar seperti ini:

Silahkan klik gambar pensil yang dilingkarin merah untuk proses unggah mandiri. 

Selanjutnya akan muncul gambar seperti ini:

 

Silahkan tuliskan judul tesis anda, lalu abstrak versi bahasa Indonesia, dan abstract versi bahasa Inggris. Untuk lebih memudahkan silahkan meng-copy paste dari file tesis yang sudah ada. Kata Kunci/Keywords adalah keywords dari abstrak, jadi di kolom abstrak tidak perlu meng-copy keywordsnya karena keywords punya tabel tersendiri. Pada kolom pembimbing silahkan tulis nama pembimbing tesis anda. Bagian jenis Karya Akhir diubah menjadi tesis, dan terakhir bagian tahun silahkan disesuaikan dengan tahun kelulusan. Untuk bagian yang dilingkari merah nanti akan terdiri dari buttom. Buttom hijau yang berarti semua kata sudah terbaca. Jika buttom berwarna merah berarti ada kata yang bermasalah, silahkan klik kanan untuk melihat pilihan kata yang tepat. Pastikan dua buttom tersebut sudah berwarna hijau, lalu klik ‘lanjutkan’.

Pada page selanjutnya akan muncul gambar seperti ini:

Silahkan drag semua file yang dibutuhkan sesuai dengan yang tercantum pada gambar pertama dalam tulisan ini.

Selanjutnya akan muncul gambar seperti ini:

Kenapa ini berwarna merah? Karena salah fomat penulisan. Tidak boleh ada nomor di depan dan tidak boleh menggunakan spasi, semua penulisan menggunakan huruf kecil. Jika ada yang bermasalah silahkan diperbaiki terlebih dahulu lalu drag kembali.

Setelah diganti kok masih ada yang merah lagi? Ternyata untuk chapter 4 yang berisi kesimpulan harusnya menggunakan nama file ‘conclusion’. Silahkan diperbaiki jika masih ada yang bermasalah, lalu drag kembali. Pastiikan semua nama file sudah berubah menjadi biru lalu klik ‘lanjutkan’.

Pada page selanjutnya akan muncul gambar seperti ini:

Silahkan dibaca terlebih dahulu dan mengisi kolom yang sudah disediakan jika dirasa ada hal-hala yang perlu disampaikan, jika tidak ada silahkan klik ‘kirim permohonan’.

Pada page selanjutnya akan muncul gambar seperti ini:

Silahkan klik 'Halaman Depan" maka akan muncul gambar seperti ini:

Tampilan status jika telah mengajukan.

 

Silahkan menunggu hasil verifikasi dari pihak perpustakaan. Untuk perkembangan proses bisa dipantau melalui email yang dikirimkan secara otomatis ke email UGM kita atau pada halaman unggah mandiri ini.

Tampilan jika ada file yang bermasalah, statusnya akan menjadi 'ditolak'. Silahkan klik gambar pensil untuk melihat masalahnya di mana.

Tampilan kesalahan. File yang mendapat status X disebabkan pada penamaan file terdapat nomor di depan nama file, dan dicatatan perbaikan tersebut dalam file yang saya unggah ada beberapa karakter yang tidak terbaca oleh mesin, sehingga terbaca salah. Ini diakibatkan tanda apostrof yang terdapat dalam beberapa data saya tidak terbaca oleh mesin karena copy paste, jadi harus diperbaiki ulang lalu mengklik ‘update data’.

Tampilan page setelah klik ‘update data’ akan muncul gambar seperti ini:

Status verifikasi berarti file yang kita kirimkan sedang dalam proses verifikasi oleh pihak perpustakaan.

Jika sudah dicek oleh pihak perpustakaan dan tidak ada masalah lagi, maka akan muncul status disetujui. Seperti yang ada pada gambar berikut ini:

Silahkan klik tombol print untuk mencetak. 

Jika mengklik gambar pensil akan muncul gambar seperti ini:

Silahkan klik tombol ‘cetak’ maka akan muncul gambar seperti berikut ini:

Silahkan di cetak dan SELESAI.

Selamat mencoba dan semangat berproses. Wish you luck.

Tata cara yudisium FIB UGM

Tulisan ini berangkat dari sebuah keresahan pribadi, melihat begitu rumitnya proses menuju yudisium hingga tak sedikit mahasiswa yang mesti bolak balik perpus untuk mengurus ini dan itu karena berkasnya belum lengkap. Well, saya akan menuliskan tata cara mendaftar yudisium.
Ujian bukanlah sebuah akhir namun sebuah awal baru untuk melangkah lebih jauh kedepannya. Setelah ujian, harus dihadapkan lagi dengan realita revisi. Di sinilah semuanya bermula. Setelah ujian bolehlah menikmati sehari untuk  ber-euphoria, apresiasi atas kerja keras menulis tesis dan revisi selama ini, setelah itu harus bangun dan segera menyelesaikan revisian yang didapatkan selama proses ujian.

Pertama-tama yang harus dilakukan adalah menyelesaikan revisian yang didapatkan saaat ujian. Langkah selanjutnya adalah meminta tanda tangan pada lembar pengesahan ujian tesis yang telah diprint pada kertas kuning yang ada logo UGMnya, kertasnya bisa dibeli di Kopma UGM. Orang pertama yang harus ditemui adalah dosen pembimbing, lalu dosen penguji, dan terakhir ketua prodi. Setelah semua tanda tangan didapatkan, langkah selanjutnya adalah meminta stempel pada bagian Tata Usaha yang berada di gedung C lantai 2 ruang Tata Usaha. Saat meminta tanda tangan lembar pengesahan, diusahakan untuk mencetak sekaligus lembar pengesahan publikasi versi bahasa Indonesia dan versi bahasa Inggris, serta surat permohonan yudisium agar nantinya tidak bolak balik meminta tanda tangan kepada dosen pembimbing. Untuk format suratnya bisa dilihat pada gambar diakhir tulisan ini, atau bisa menghubungi saya jika ingin mendapat soft filenya.

           Setelah semua tanda tangan sudah didapatkan, segera menyusun berkas yang dibutuhkan untuk yudisium. Pertama kali yang harus dilakukan adalah memisahkan beberapa file berdasarkan panduan dari form yudisium. Pemisahan file tersebut terdiri dari: 

Setelah semua file sudah dipisahkan, maka langkah selanjutnya adalah membuat bookmark. Nah, ini yang terkadang membingungkan. Tata cara membuat bookmark adalah yang pertama kali harus dilakukan adalah mengunduh aplikasi FOXIT READER, selanjutnya bisa mengikuti tata cara berikut ini:

Langkah awal adalah buka file yang ingin dibookmark, lalu ikuti langkah berikut

Pertama, klik lembar putih yang berada di pojok kanan atas.

Kedua, blok kata atau kalimat yang ingin dibuat bookmark.

Ketiga, Klik tanda tambah. Jika nama bookmark sudah sesuai dengan kalimat yang diblok sebelumnya berarti sudah bisa lanjut ke halaman berikutnya. Namun jika belum, silahkan mengubah sesuai dengan nama yang sebenarnya. Untuk diperhatikan, sebelum membuat bookmark sebaiknya membuka daftar isi sebagai panduan. Jadi nama di bookmark seharusnya disesuaikan dengan daftar isi.

         Setelah pembuatan bookmark selesai. Silahkan menyusun file tersebut dalam satu folder sesuai urutan yang ada digambar pertama untuk memudahkan proses burning ke CD. FYI, sebaiknya membeli CD yang RW jadi bisa mengubah jika ada file yang salah. Sekalian membeli tempat CD yang persegi panjang untuk memudahkan penempelan stiker. CD dan tempat CD bisa didapatkan di tempat fotocopy atau di KOPMA. Setelah burning CD, silahkan ke tempat fotocopy untuk membuat stiker untuk CD dan tempatnya. Ada banyak tempat untuk membuat stiker tersebut. Saya merekomendasikan satu tempat yang menjadi tempat saya membuat stiker juga, tepatnya di samping mesjid Klebengan. Tempat fotocopy yang penandanya ada bangku merah depan toko. Di sana bisa membuat stiker sekaligus menyediakan layanan edit file sebelum diprint. Ongkosnya terbilang sangat murah, yakni 5.000 sudah termasuk print stiker untuk CD dan tempatnya, juga untuk jasa edit.

         Format stiker CD dan cover disesuaikan persis dengan yang ada digambar, disesuaikan dengan nama, NIM, dan semua-muanya berdasarkan milik teman-teman. Jangan lupa untuk huruf T dibagian tengah atas yang berarti Tesis, dan format belakang sampul yang berarti (jumlah halaman romawi + jumlah halaman isi sampai kesimpulan;daftar pustaka;lampiran).

         Setelah semuanya selesai, silahkan membawa CD tersebut ke perpus fakultas untuk diverifikasi. Setelah diperiksa oleh petugas perpus, jika telah dinyatakan lolos maka petugas perpus akan memberikan dua lembar yang berisi surat bebas perpus dan surat tanda terima CD. Setelah proses kumpul berkas di Perpus Fakultas selesai, selanjutnya proses unggah mandiri ke perpus universitas. Nah, di sini ada perbedaan format untuk bagian abstrak. Di perpus Fakultas untuk format abstak menggunakan nama intisari, sedangkan untuk perpus universitas menggunakan nama abstrak. Hal ini harus benar-benar diperhatikan. Hal sepele tapi akan berdampak rejected pada saat unggah mandiri di perpus universitas jika salah. Ditulisan yang lain akan saya tulikan tata cara unggah mandiri.

       Setelah semuanya selesai, silahkan lengkapi berkas untuk yudisium. Berikut beberapa berkas yang dibutuhkan:

Berikut beberapa contoh format yang butuh untuk ditandatangani

Pernyataan publikasi ini berada dilembar terakhir setelah lampiran, boleh diprint lalu isiannya ditulis tangan, boleh langsung di ketik lalu di print, kemudian di tandatangani lalu di scan dan dimasukkan pada halaman setelah lampiran.

 

Lembar Pengesahan

 Format untuk halaman pengesahan publikasi (en)

 Format untuk halaman pengesahan publikasi (in)

 Pernyataan bebas plagiasi 

 Permohonan yudisium

Sekian tulisan ini, semoga bermanfaat :)